Microsoft word Mailing Tab (Hindi) | Mail Marge in Hindi

  Microsoft Word Mailing Tab 

Microsoft Word का Mailing Tab आपको बड़े पैमाने पर मेल भेजने, लेबल और लिफाफे बनाने, तथा मेल मर्ज (Mail Merge) करने की सुविधा प्रदान करता है। यह टैब विशेष रूप से तब उपयोगी होता है जब आपको एक ही प्रकार के दस्तावेज़ को कई प्राप्तकर्ताओं को भेजना होता है। आइए इसे विस्तार से समझते हैं-

1. Mailing Tab कैसे खोलें?

Microsoft Word खोलें और अपने दस्तावेज़ को चुनें जिसमें आप मेल मर्ज करना चाहते हैं। फिर ऊपर मेनू बार में 'Mailings' टैब पर क्लिक करें।

2. Mail Merge कैसे करें?

Mail Merge एक बहुत ही उपयोगी फीचर है जो आपको व्यक्तिगत दस्तावेज़ (जैसे पत्र, ईमेल, लिफाफे) को कई प्राप्तकर्ताओं के लिए एक साथ तैयार करने में मदद करता है। इसके लिए आप निम्नलिखित चरण का पालन कर सकते है -

Step 1: Document Type चुनें

सबसे पहले, आपको यह चुनना होगा कि आप किस प्रकार का दस्तावेज़ बनाना चाहते हैं। विकल्पों में शामिल हैं:

•  Letters (पत्र)
•  Email Messages (ईमेल संदेश)
•  Envelopes (लिफाफे)
•  Labels (लेबल)
•  Directory (निर्देशिका)

उदाहरण के लिए, यदि आप पत्र (letters) बनाना चाहते हैं, तो 'Letters' पर क्लिक करें।

Step 2: प्रारंभिक दस्तावेज़ तैयार करें

आप यह तय कर सकते हैं कि आप एक नया दस्तावेज़ बनाना चाहते हैं या मौजूदा दस्तावेज़ का उपयोग करना चाहते हैं।

 अभी हमने यहाँ एक नया लैटर टाइप किया है आप चाहे तो किसी पुरानी फाइल को भी खोल सकते है और लैटर टाइप करते समय हमने एड्रेस फील्ड और अन्य फील्ड को खाली रखा है वह वह डाटा आएगा जो हम लिस्ट में बना चुके है इसे सभी के लिए अलग अलग लैटर बन जायेगा 

उदहारण के लिए शादी कार्ड पर हम एक साथ प्रिंट कराते समय नाम और एड्रेस की जगह खाली छोड़ देते है जिसके कारण बाद में हम सभी का नाम और एड्रेस भर कर अलग अलग कार्ड सभी को भेज सकते है | 

उसी प्रकार पहले हम लैटर टाइप करंगे और बाद में हम जो लिस्ट बनायेंगे उसे एक लेटर के साथ जोड़ देंगे | 

Step 3: Recipients सूची तैयार करें

यहां, आप अपने प्राप्तकर्ताओं की सूची जोड़ सकते हैं। इसके लिए,

 'Select Recipients' पर क्लिक करें।

 अगर आपके पास पहले से एक सूची है, तो 'Use an Existing List' चुनें और अपनी फाइल का चयन करें। यह लिस्ट आपकी एक्सेल के रूप में हो सकती है |

 अगर नई सूची बनानी है, तो 'Type a New List' चुनें और विवरण भरें। लिस्ट में आप जैसे उनका नाम, पता मोबाइल नंबर ईमेल id आदि फिल्ड भर सकते है जो फील्ड काम की न हो उन्हें आप अपने हिसाब से सुधार या डिलीट कर सकते है |

list बनने के बाद उसे सेव करें | 

Step 4: दस्तावेज़ में फ़ील्ड जोड़ें

अब, अपने दस्तावेज़ में उन स्थानों पर फ़ील्ड जोड़ें जहाँ आप प्राप्तकर्ताओं की जानकारी दिखाना चाहते हैं। उदाहरण के लिए:

 'Insert Merge Field' पर क्लिक करें और आवश्यक फ़ील्ड चुनें, जैसे नाम, पता, आदि।

 आप 'Address Block' और 'Greeting Line' जैसे विकल्पों का भी उपयोग कर सकते हैं।

Step 5: दस्तावेज़ों को पूरा करें और मर्ज करें

सभी फ़ील्ड जोड़ने के बाद, 'Finish & Merge' बटन पर क्लिक करें। अब आप अपने दस्तावेज़ का पूर्वावलोकन कर सकते हैं और सुनिश्चित कर सकते हैं कि सभी जानकारी सही है।

 'Preview Results' पर क्लिक करके देखें कि प्रत्येक प्राप्तकर्ता के लिए दस्तावेज़ कैसा दिखेगा।

Step 6: दस्तावेज़ को प्रिंट या ईमेल करें

अंतिम कदम में, आप अपने मर्ज किए गए दस्तावेज़ों को प्रिंट कर सकते हैं या ईमेल के माध्यम से भेज सकते हैं।

 'Print Documents' पर क्लिक करें और प्रिंटर का चयन करें।

 'Send Email Messages' पर क्लिक करें और प्राप्तकर्ताओं के ईमेल पते और अन्य विवरण भरें।

 

उदाहरण

मान लीजिए, आपको 50 लोगों को एक ही पत्र भेजना है लेकिन हर पत्र पर प्राप्तकर्ता का नाम और पता अलगअलग होना चाहिए। आप Mail Merge का उपयोग करके यह काम मिनटों में कर सकते हैं। 

1. 'Mailings' टैब पर जाएं।

2. 'Start Mail Merge' में 'Letters' चुनें।

3. 'Select Recipients' में अपनी प्राप्तकर्ताओं की सूची जोड़ें।

4. पत्र के अंदर 'Insert Merge Field' का उपयोग करके नाम और पता जोड़ें।

5. 'Finish & Merge' पर क्लिक करके सभी पत्रों को एक साथ प्रिंट करें या ईमेल करें।

इस तरह, Microsoft Word का Mailing Tab आपके लिए मेलिंग का काम आसान और कुशल बना देता है। इसे एक बार सीख लेने के बाद, आप बड़े पैमाने पर मेल भेजने के काम को बहुत ही तेजी और आसानी से कर सकते हैं।