डेटा वैलिडेशन क्या होता है?

डेटा वैलिडेशन क्या होता है? (What is Data Validation?)

Validation का मतलब होता है किसी चीज को जांचना या परखना कि वह सही है या नहीं। जैसे जब आप कोई काम करते हैं और उसे कोई दूसरा व्यक्ति चेक करता है कि आपने सही किया या नहीं, तो यह एक प्रकार का Validation होता है

Data Validation एक ऐसी प्रक्रिया है, जिसके जरिए यह सुनिश्चित किया जाता है कि आप एक्सेल या किसी और प्रोग्राम में सही और मान्य (valid) डेटा दर्ज करें। इसका मतलब यह है कि डेटा डालने से पहले हम एक नियम (rule) सेट कर सकते हैं कि सिर्फ एक खास तरह का डेटा ही दर्ज किया जा सके

उदाहरण

जब आप कोई फॉर्म भरते हैं, जैसे स्कूल में एडमिशन फॉर्म या ऑनलाइन किसी वेबसाइट पर, और फॉर्म भरते वक्त अगर आप गलती करते हैं, जैसे कि मोबाइल नंबर की जगह अक्षर (letters) लिख देते हैं, तो फॉर्म आपको गलती का संदेश देता है और सही जानकारी भरने के लिए कहता है। यह प्रक्रिया Validation कहलाती है। यानी, जो जानकारी आप दे रहे हैं, उसे पहले चेक किया जाता है कि वह सही है या नहीं

डेटा वैलिडेशन की जरूरत क्यों होती है?

डेटा वैलिडेशन इसलिए जरूरी होता है ताकि हम एक्सेल या किसी अन्य डेटाबेस में गलत या अवैध (invalid) डेटा दर्ज करने से बच सकें। उदाहरण के लिए, अगर आप किसी स्टूडेंट की उम्र दर्ज कर रहे हैं, तो आप यह सुनिश्चित करना चाहेंगे कि कोई भी व्यक्ति उम्र के रूप में "abc" या "500" न लिखे। इसके लिए आप डेटा वैलिडेशन का इस्तेमाल कर सकते हैं।

डेटा वेलिडेशन का उपयोग कैसे करे ?

वेलिडेशन एक तरह से रोक है जैसे आपके पास एक डेटा है जिसमे एम्प्लोये ID है जो नंबर में लिखी है अब आप उन ID की जगह उनका नाम लिखते है या गलती से कुछ और लिखा हो जाता है तो डेटा वेलिडेशन आपको एक एरर देता है की आपने कुछ गलत इंटर किया है या जैसे कॉन्टेक्ट नंबर में 10 अंक होते है और आपसे गलती से 9 नंबर ही लिखे हुए है तब भी डेटा वेलिडेशन आपको एक एरर देगा तो आप अलग अलग तरीके से डेटा वेलिडेशन लगा सकते है आइये इसे और अच्छे से समझते है

ये आपके पास एक डेटा है जिसमे नाम एम्प्लोयी ID,Date Of Birth,Cont.No. सारी जानकारी दी हुई है अब आपको इन पर वेलिडेशन लगाना है सबसे पहले हम नाम पर वेलिडेशन लगायेंगे

1. सबसे पहेले नाम के कॉलम को सेलेक्ट करे अब डाटा टेब में जाये यहाँ एक ऑप्शन मिलेंगा डेटा वेलिडेशन उस पर क्लिक करे

2. अब आपके सामने कुछ इस तरह की विंडो ओपन होगी यहाँ आपको Allow में Text length सेलेक्ट करना है क्यूकि हम यहाँ नाम पर डेटा वेलिडेशन लगा रहे है की इस कॉलम में जब भी हम नाम लिखे तो उनकी length 2 से ज्यादा और 25 से कम होनी चाहिए यानि जैसे आप यहाँ राम लिखेते है तो राम की length 3 है तो ये राम को ले लेगा अगर हम इस कॉलम में कोई ऐसा नाम लिखते है जिसकी length 25 से ज्यादा है तो वो नाम ये नही लेगा

3. अब Data में आपको between सेलेक्ट करना है अब minimum में 2 ओर maximum में 25 यहाँ between का मतलब है की हम जो text लिखेंगे वो 2 और 25 के बीच में होंगे यहाँ आप अपने अनुसार सेलेक्ट कर सकते है नंबर भी आप अपने अनुसार लिख सकते है अब इसे ओके कर दे

4. अब आप यहाँ 2 से जयादा अंक वाले नाम लिखते है तो ये ले लेगा लेकिन 2 से कम अंक वाले नाम लिखते है जैसे यहाँ लिखा है y तो ये नही ले रहा है क्यूकि हमने यहाँ एक डेटा वेलिडेशन लगाया है तो जो नाम हमारे 2 अंक से ज्यादा होंगे और 25 से कम उनको ये ले लेगा

5.अब हम Employee ID पर डेटा वेलिडेशन लगायेंगे तो Employee ID के कॉलम को सेलेक्ट करना है अब डाटा टेब में डेटा वेलिडेशन में जाना है और Allow में अब कस्टम को सेलेक्ट करना है अब हम Employee ID में ये डेटा वेलिडेशन लगाना चाहते है की हम यहाँ नंबर की जगह कोई नाम लिखे तो ये हमें एरर देदे

6. अब Custom सेलेक्ट करने के बाद Data में between सेलेक्ट करना है अब formule में एक formula लगाना है बराबर (=) isnumber(यहाँ आपको आपका कॉलम सेलेक्ट करना है )अब okay कर दे

7.अब आप यहाँ नंबर के अलवा और कुछ लिखेगे तो ये आपको एरर देगा क्यूकि हमने यहाँ डेटा वेलिडेशन लगाया है की हम यहाँ ओनली Employee ID लिख सके

8. अब हम यहाँ Date of Birth पर वेलिडेशन लगायेंगे तो Date of Birth के कॉलम को सेलेक्ट करे अब डाटा टेब में data validation में जाना है यहाँ Allow में Date सेलेक्ट करना है

9. अब यहाँ आपको Data between सेलेक्ट करना है अब यहाँ नीचे आपको दिख रहा होगा Start date अब यहाँ आपको एम्प्लोयी की स्टार्टिंग डेट लिखनी है जैसे हमने लिख दी 1-7-2004 अब निचे End date 1-3-2010 ये लिख दिया अब जिन एम्प्लोयी की डेट 1-7-2004 से कम होगी तो ये हमें एरर दे देगा और जिन एम्प्लोयी की डेट 1-3-2010 से ज्यादा होगी तो हमें एरर मिल जायेगा

10. इस तरह हमने Start date 1-7-2004 दी थी अब इससे कम डेट इंटर करेंगे तो ये हमें एरर देगा यहाँ पर डेट 1-7-2004 और 1-3-2010 के बिच में ही लिखी होंगी .

11.अब हम Cont no.पर डेटा वेलिडेशन लगायेंगे तो Cont no.के कॉलम को सेलेक्ट करना है अब डाटा टेब में डेटा वेलिडेशन में जाना है अब यहाँ Allow में decimal सेलेक्ट करना है ओर data में between सेलेक्ट करना है

12. अब चूँकि मोबाइल अंक दस डिजिट का होता है तो हम Minimum के बॉक्स में 1000000000 तथा Maximum के बॉक्स में 9999999999 यह टाइप कर देंगे क्यूंकि हम सभी जानते हैं कि कोई भी भारतीय नंबर इन्ही के बीच में होता है इसे कम होने पर वह 9 डिजिट का होगा ज्यादा होने पर 11 अंक का होगा |

तो इस तरह आप अपने डेटा में अलग-अलग डेटा वेलिडेशन लगा सकते है इससे आपसे गलतिया भी कम होंगी अब यहाँ किसी सेल में कुछ गलत लिखते है तो ये आपको एरर देता है लेकिन हो सकता है की आप इस एरर को न समझ पाए कुछ इस तरह से आपको एरर मिलता है

13. आप यहाँ एक इनपुट मैसेज दे सकते है जिससे आपको ये पता चल जायेगा की किस सेल में क्या लिखना है

14 अपने कॉलम को सेलेक्ट करे अब Data टेब में डेटा वेलिडेशन में जाये

15..यहाँ आपको Input massage का ऑप्शन मिलेगा उस पर क्लिक करना है यहाँ आपको Title का ऑप्शन मिलेगा अब आप यहाँ कोई भी title देकर नीचे Input massage में अपना मैसेज लिख दे और अब okay पर क्लिक कर दे

16. अब आप देखेंगे की जिस कॉलम को आपने सेलेक्ट करके इनपुट मसेज दिया था उस कॉलम के किसी भी सेल पर क्लिक करने पर वह आपको एक आपने जो मैसेज दिया था वही मैसेज दे रहा है तो इस तरह आप कोई भी इनपुट मैसेज लगा सकते है

17.अगर आप चाहते है की इनपुट मैसेज न दे जो आपको एरर अलर्ट मिलता है उसे चेंज कर दे जैसे अभी आप कुछ गलत लिखते है तो ये आपको एक एरर अलर्ट देता है आप इस एरर को भी चेंज करके अपना मैसेज दे सकते है

18. आप जिस कॉलम के एरर अलर्ट को चेंज करना चाहते है उसे सेलेक्ट करे अब Deta टेब में डेटा वेलिडेशन में जाये यहाँ आपको Input massage के पास एक ऑप्शन मिलेंगा Error Alert उस पर क्लिक करना है

19.यहाँ आपको एक Style ऑप्शन दिख रहा होगा इसमें आपको Stop करना है अब यहाँ आपको दे देना है इसके नीचे Error massage है आप एरर में क्या मैसेज देना चाहते है वो यहाँ लिख दे अब okay कर दे

20.अब आप कुछ गलत लिखते है तो एरर में आपको आपका दिया हुआ मैसेज मिलेगा

अब आप चाहते है की आप जो वैल्यू दे रहे है वो ये ले ले जैसे हमने यहाँ Employee ID पर डेटा वेलिडेशन लगाया है की इसमें केवल नंबर लिखे हो कोई नाम नही अब हो सकता है की आपको इसमें कोई नाम लिखना है तब आप कैसे लिखेंगे और डेटा वेलिडेशन लगा रहेना चाहिए आइये इसे जानते है

21. इसके लिए आप डेटा में डेटा वेलिडेशन में जाये एरर अलर्ट पर क्लिक करे अब यहाँ style में आपको Stop,warning,information ये ऑप्शन मिल रहे होंगे स्टॉप का तो हमने देख लिया है अब यहाँ आपको warning सेलेक्ट करना है औरअपना title,Error massage देकर okay कर दे |अब आप कोई गलत वैल्यू लिखते है तब आपको ऑप्शन मिल जायेगा की उस वैल्यू को अपनी शीट में रखना है तो Yes कर दे ओर नही रखना तो No कर दे

उम्मीद है आपको समझ आया होगा की आप एक्सेल में अपनी शीट में किस तरह से डेटा वेलिडेशन लगा सकते है

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डेटा वैलिडेशन क्या होता है? | Data Validation in excel With Example